Automatizar um processo mau é acelerar o problema
Antes de robôs e sistemas, é preciso simplificar: eliminar etapas inúteis, aprovações em duplicado e retrabalho.
A automação promete rapidez e menos erros. Mas quando se automatiza um processo cheio de desperdícios, o resultado é um processo cheio de desperdícios a correr mais depressa, e agora mais difícil de mudar.
Simplificar, depois automatizar
Antes de qualquer automação, vale a pena rever o processo com quatro perguntas:
- Esta etapa acrescenta valor para o cliente ou para o controlo?
- Há aprovações repetidas ou sem critério claro?
- Onde é que a informação é introduzida mais do que uma vez?
- Que excepções acontecem com frequência, e porquê?
Escolher bem o que automatizar
As melhores candidatas são tarefas repetitivas, com regras estáveis e grande volume. Decisões complexas ou com muitas excepções pedem primeiro clareza de regras, e muitas vezes continuam a precisar de pessoas.
O melhor passo de um processo é aquele que deixou de ser necessário.
Com o processo simplificado e medido, a automação passa a ter um retorno claro e verificável.
