Procedimentos operacionais que as equipas realmente usam
POPs longos ficam na gaveta. Procedimentos curtos, visuais e mantidos por quem os executa tornam-se ferramentas de trabalho.
Quase todas as organizações têm procedimentos escritos. Poucas os usam. Documentos de dezenas de páginas, com linguagem difícil e sem actualização, acabam por ser consultados apenas em auditorias.
Características de um bom POP
- Curto: o essencial numa ou duas páginas, com ligações para o detalhe.
- Visual: fluxos, listas de verificação e imagens em vez de parágrafos longos.
- Claro: verbos de acção, responsáveis identificados e critérios objectivos.
- Vivo: revisto sempre que o processo muda, com data e versão.
Quem escreve faz a diferença
Os melhores procedimentos são escritos com quem executa o trabalho, e não apenas para essas pessoas. Assim reflectem a realidade, incluem os truques que evitam erros e ganham adesão natural.
Um procedimento útil é aquele que um colega novo consegue seguir no primeiro dia.
Ligados ao mapa de processos e aos indicadores, os POPs tornam-se a base da melhoria contínua e da formação de novos colaboradores.
